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Digitales Teilnehmermanagement: Perfekte Eventorganisation von Anfang an!

Ein unvergessliches Unternehmensevent, das in den Herzen und Erinnerungen aller Beteiligten weiterlebt-das ist das ultimative Ziel. Dieses Ziel hängt sowohl von einer eindrucksvollen Event-Inszenierung abhängt, aber genauso von einer optimalen Eventorganisation. In diesem Blogbeitrag geht es um einen wichtigen Bestandteil der Eventorganisation, der ganz am Anfang steht: das digitale Teilnehmermanagement. Ein digitales Teilnehmermanagement bedeutet: von der Einladung über die Erstellung von Teilnehmerlisten bis hin zur persönlichen Gästebetreuung sind sämtliche Prozesse perfekt abgedeckt. Ein digitales Event-Besuchermanagement ist gleichbedeutend mit einem effizienten Teilnehmermanagement. Für den Erfolg und die reibungslose Durchführung bildet das digitale Teilnehmermanagement die Grundlage einer gelungenen Veranstaltung.

Wir von Commacross, wissen um die vielen Details und Schwierigkeiten, die es im gesamten Prozess eines Event-Besuchermanagement gibt. Daher vertrauen uns Kunden in Deutschland und der Schweiz ihren gesamten Prozess des Eventmanagements inkl. des Teilnehmermanagements an. Anlässlich des 50-jährigen Firmenjubiläums von City Clean in Berlin möchten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einen Einblick in die vielfältigen Aspekte des digitalen Event-Teilnehmermanagements geben.

commacross-commacross teilnehmermanagement

Was ist ein digitales Event-Teilnehmermanagement?

Digitales Event-Teilnehmermanagement bezieht sich auf die gesamte Koordination und Verwaltung, die mit der Event-Anmeldung bzw. Event-Registrierung an einer bestimmten Veranstaltung verbunden sind. Unabhängig davon, ob es sich um eine Firmenveranstaltung, eine Händlertagung, einen Kongress oder ein Mitarbeiterfest handelt. Das Event-Teilnehmermanagement umfasst Anfang und Ende einer systematischen Kommunikation mit den Gästen. Es beginnt bei der Erstellung und Verteilung von Einladungen, umfasst die Registrierung der Besucher und erstreckt sich bis zur Betreuung vor Ort und der Nachbereitung. Als Eventagentur für das Gästemanagement stellen wir sicher, dass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist und dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer und Veranstalter erfüllt werden.

Teilnehmermanagement Citrix responsive design

Die wichtigsten 4 Schritte für ein perfektes digitales Event-Teilnehmermanagement:

  1. Briefing mit dem Kunden & Erwartungen an das Event-Teilnehmermanagement
  2. Erstellung eines Event-Teilnehmer-Registrierungsformular
  3. Event-Einladung, Registrierungsbestätigung, Teilnehmerlisten
  4. Programmierung einer maßgeschneiderten Event-Landingpage

Schritt 1: Briefing mit dem Kunden & Erwartungen an das Event-Teilnehmermanagement

Beim Teilnehmermanagement von Events kommt es auf viele Kleinigkeiten an. Wenn hier nicht alles passt, kann der Ärger schnell groß sein. Wenn z.B. Teilnehmerlisten nicht stimmen oder Besucher nicht die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt erhalten, ist schon vor dem eigentlichen Event die Stimmung mies. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen gut abgestimmten Start hinzulegen. Dazu zählt die genaue Kenntnis der Kundenwünsche und Ziele, aber auch die sorgfältige Betrachtung des Rahmens, in dem das Unternehmensevent stattfinden wird. In einem gemeinsamen Event-Briefing klären wir die grundlegenden Fragen, die für ein individuelles und digitales Teilnehmermanagement relevant sind.

Schritt 2: Erstellung eines Event-Teilnehmer-Registrierungsformular

Basierend auf den Ergebnissen aus dem intensiven Austausch mit dem Kunden entwickeln wir ein maßgeschneidertes Event-Teilnehmer-Registrierungsformular, das speziell auf die Anforderungen eines digitales Teilnehmermanagement und des Gästelisten Management zugeschnitten ist. Dieses Registrierungsformular wird sorgfältig konzipiert, um sämtliche spezifischen Bedürfnisse und Wünsche des Kunden sowie der Teilnehmer zu berücksichtigen. Mithilfe gezielter Abfragen erfassen wir alle relevanten Informationen, um eine reibungslose und unkomplizierte Anmeldung und Teilnahme zu gewährleisten. Darüber hinaus integrieren wir in das Teilnehmer-Registrierungsformular auch spezielle Optionen wie die Angabe von Hotelunterkünften und die Organisation eines Busshuttles, um individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Das Ziel ist, ein einfaches und benutzerfreundliches Registrierungsformular zu gestalten.

Schritt 3: Event-Einladung, Registrierungsbestätigung, Teilnehmerlisten

Nach den Wünschen und Vorstellungen unseres Kunden sowie dem Motto des Events gestalten wir mit viel Liebe zum Detail eine Event-Einladung, die die Vorfreude der Gäste weckt. Jede Event-Einladung wird mit großer Sorgfalt angefertigt, um sicherzustellen, dass sie pünktlich und präzise an die gewünschten Empfänger gelangt. Die Event-Einladung kann gedruckt erfolgen oder per E-Mail. Wichtig ist, dass sich die Zielgruppe angesprochen fühlt, damit schnell viele Anmeldungen erfolgen. Sobald die digitalen Event-Anmeldungen im Teilnehmermanagement-System ankommen, wird automatisiert die Registrierungsbestätigung hinausgeschickt . So wird jeder Teilnehmer sofort über die erfolgreiche Anmeldung informiert. Aus allen Event-Anmeldungen erstellen wir im Vorfeld des Events regelmäßige Teilnehmerlisten, sodass  die Event-Planungen immer auf den neuesten Daten beruhen.

Schritt 4: Programmierung einer maßgeschneiderten Event-Landingpage

Auch bei der Programmierung der Event-Landingpage legen wir besonderen Wert darauf, dass sie gemäß den Corporate Design-Richtlinien des Kunden gestaltet wird. Im Zuge dessen übernehmen wir ebenfalls das Hosting, sodass  die Event-Landingpage zuverlässig und schnell erreichbar ist. Die Event-Landingpage dient als erster Vorgeschmack auf die Veranstaltung und stimmt im besten Fall auf den Charakter des Events ein. Die Landingpage informiert über Programmablauf, detaillierte Angaben zu Ort und Anfahrt sowie Kontaktdaten der Ansprechpartner, falls Fragen bestehen. Gerne sind wir als Agentur hier die Ansprechpartner für die Teilnehmer, wenn der Kunde dies wünscht. Des Weiteren eignet sich die Landingpage auch nach der Veranstaltung für vielfältige Zwecke, beispielsweise zur Bereitstellung von Event-Bildern, die während des Events aufgenommen wurden, und zur Nachbereitung der Veranstaltung.

Landingpage mit Registrierungsformular von commacross

Fazit:

Ein digitales Teilnehmermanagement spielt eine essenzielle Rolle bei der Planung und Durchführung erfolgreicher Unternehmensevents. Es gewährleistet eine reibungslose Verwaltung der Teilnehmerregistrierung sowie eine präzise Koordination sämtlicher Logistik und zeitlicher Abläufe. Sämtliche Anforderungen eines modernen Event-Besuchermanagements können mit digitaler Unterstützung umfassend erfüllt werden. Die Nutzung spezialisierter Event-Software zur Erstellung detaillierter Teilnehmerlisten, zur Bereitstellung relevanter Informationen und zur Erleichterung des Kommunikationsflusses trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die Teilnehmer auf das Event konzentrieren und die Veranstaltung in vollen Zügen genießen können.

Sie sind auf der Suche nach einer erfahrenen Eventagentur, die Ihnen das Teilnehmermanagement erfolgreich durchführt? Dann kontaktieren Sie uns noch heute und wir sorgen dafür, dass Ihr Event ein voller Erfolg wird.

Geschäftsführer von commacross: Eberhard Freiensehner
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